まな先生解説
こころ質問
すい要点整理
生成AIで自動化する範囲を決める
| 工程 | 自動化する処理 | 確認する内容 |
|---|---|---|
| 読み取り | 日付・店名・金額・税率の抽出 | 原本との一致、欠落 |
| 分類 | 科目・摘要の候補作成 | 事業目的、社内規程 |
| 照合 | 決済明細との照合、重複候補の抽出 | 日付差、返金、私用混在 |
| 記帳・精算 | 承認済みデータの取込 | 二重計上、支払先、承認状態 |
4つの方法から自分に合う構成を選ぶ
| 方法 | 向く使い方 | 導入前の確認事項 |
|---|---|---|
| 汎用チャット | 少量の抽出・分類を試す | データ利用条件、転記と保存の手間 |
| API＋GASなどの自作 | 独自書式や繰り返し処理 | 開発・保守、再処理、アクセス権 |
| 会計ソフトのAI-OCR | 個人の記帳を一か所に集約 | 読取上限、証憑保存、明細連携 |
| 経費精算サービス | 複数人の申請・承認・立替管理 | 最低料金、承認経路、会計連携 |
始める前に原本保存とデータ利用条件を整える
- 原本データの保存先と閲覧権限
- 証憑を特定するIDと、紙の保管場所
- 会計ソフトの取込テンプレート
- 利用目的・支払者・支払手段を記録する欄
- 確認担当者と締め日
領収書から会計取込までを自動化する7手順
- 証憑を保存する。 紙は四隅と文字が写るよう撮影し、電子データは受領したファイルを保存します。AI用に加工する場合も、保存用データとは分けます。
- 管理表へ登録する。 証憑ID、ファイルの場所、申請者、支払者、利用目的、処理状態を記録します。
- AIで項目を抽出する。 次節のプロンプトを使い、読めない項目は空欄にします。抽出結果は原本に上書きせず保存します。
- 形式と計算を検査する。 日付形式、必須項目、金額の型、入力件数と出力件数を確認。合計の再計算は表計算の数式やプログラムで行います。
- 原本・明細と照合する。 金額、取引先、日付、税率を確認し、カードや銀行明細と対応付けます。利用日と計上日のずれ、まとめ払い、返金は例外として扱います。
- 科目・税区分・精算額を確定する。 事業との関係や社内規程を確認し、承認者が確定します。登録番号の確認が必要な取引は、公表情報と照合します。
- 会計ソフトへ取り込む。 指定CSVまたは対応APIを使用し、取込後の件数・合計・証憑リンクを確認。「取込済み」を記録して再取込を防ぎます。
