結論：社内FAQチャットボットの作り方は「今の環境」で決まる
3つの質問でツールを選ぶ
- Q1：Google Workspaceを契約していますか？ → はい：Gemini Notebook（社内メンバーに閲覧権限で共有）／いいえ：Q2へ
- Q2：ChatGPT Businessを契約していますか？ → はい：GPTs（ワークスペース内で共有）／いいえ：Q3へ
- Q3：社外サイトへの埋め込みやSlack連携が必要ですか？ → はい：Dify／いいえ：Gemini Notebookの無料版で試しに作る
行き先ごとの費用と向かないケース
| 行き先 | 月額の目安（2026年9月28日確認） | 構築時間の目安 | 向かないケース |
|---|---|---|---|
| Gemini Notebook（Workspace） | 契約中なら追加0円（Business Starterは1人800円・税別） | 30分〜 | 社外の人に公開したい |
| GPTs（ChatGPT Business） | 1人$25（月払い）／$20（年払い）、最低2席 | 30分〜 | ChatGPTを使わない社員が多い |
| Dify Cloud | Sandboxは無料／Professionalは年$590（月あたり約$49） | 1〜2時間 | 設定を触れる人が社内にいない |
| Gemini Notebook無料版 | 0円 | 30分〜 | 質問が多い・会社でアカウントを管理したい |
構築時間は、FAQ10〜20件が用意できていて、取り込みと共有設定だけ行う場合の編集部の想定です。実測値ではありません。
社内FAQボットが使われなくなる主な原因は？
原因1：聞き方で回答が変わる
原因2：資料が古いまま
原因3：無料枠が尽きる
原因4：情報漏れが心配で使われない
原因別の見分け方
| 症状 | 疑う原因 | 確かめ方 |
|---|---|---|
| 聞き方で答えが違う | 同じテーマの資料が複数ある | 出典表示で、どの資料を引いたか見る |
| 改定前の内容を答える | 旧版が残っている・PDFの差し替え忘れ | ソース一覧で版と日付を確かめる |
| 途中で答えなくなる | 無料枠の上限 | 管理画面で使用量やクレジット残高を見る |
| 資料にないことをそれらしく答える | 対象外の質問への対応ルールがない | 資料にない質問をわざと投げてみる |
| 使う人が増えない | 何を聞いていいかわからない・情報漏れへの不安 | 人に来る問い合わせが減ったか見る |
Excelや、画像だけのスキャンPDFは、AIがうまく読めないことがあります。表が崩れて答えがずれるときは、先にテキストに直してから入れてくださいね。
具体的な解決方法：3ツール別の作り方
共通の下準備：FAQを10〜20件に絞る
- よく来る問い合わせを10〜20件書き出す（経費精算、有休申請、PCトラブルなど）
- 1問1答のQ&A形式にし、回答の最後に担当窓口を書く
- 最終的な根拠にする資料を1つに決める。旧版は入れない
- ExcelやスキャンPDFはテキストに直す
Gemini Notebook（旧NotebookLM）で作る手順
- 新しいノートブックを作る
- ソースはGoogleドライブのドキュメントから追加する（元の文書を直せば同期されるため）
- 3通りの聞き方でテストし、回答に付く出典を確かめる
- 共有設定で、社内メンバーを閲覧者として追加する
Difyで作る手順
- Dify Cloudでナレッジ（回答の元になる資料置き場）を作り、資料をアップロードする
- チャットボットのアプリを作り、ナレッジをつなぐ
- 指示文に「資料にない質問には答えず、問い合わせ先を案内する」と書く
- 公開して、埋め込みコードやSlack連携を設定する
GPTsで作る手順
- 新しいGPTを作り、指示文に回答ルールと問い合わせ先を書く
- 知識（Knowledge）欄にFAQのファイルを入れる
- 3通りの聞き方でテストする
- 共有範囲をワークスペース内に限る
ケース別の対処：社内FAQ AIは無料で何人まで使える？
計算式と前提
- Dify Sandbox：200÷（社員数×2問×20日）で、もつ月数の目安が出ます。5人なら200÷200＝約1か月で使い切ります。
- Gemini Notebook無料版：公式ヘルプの上限一覧では、無料（Standard）のチャットは1日50回、有料のPlusは200回、Proは500回です。24時間でリセットされます。
3人・10人・30人で比べる
| 社員数 | 月の質問数 | 1日の質問数 | Dify Sandbox（計200・補充なし） | Gemini Notebook無料（50回/日） |
|---|---|---|---|---|
| 3人 | 120 | 6 | 約1.7か月で使い切る | 収まる |
| 10人 | 400 | 20 | 半月ほどで使い切る | 収まる |
| 30人 | 1,200 | 60 | 数日で使い切る | 合計で数えると超える |
| 社員数 | Dify Professional | ChatGPT Business（月払い） | Workspace Business Starter |
|---|---|---|---|
| 3人 | 約$49（人数に関係なく固定・年払い） | $75 | 2,400円 |
| 10人 | 約$49 | $250 | 8,000円 |
| 30人 | 約$49 | $750 | 24,000円 |
Difyの料金はドル建てなので、円での支払額は為替で変わります。ChatGPT Businessの価格は国や通貨で異なる場合があります。
予防・再発防止のコツ：公開前チェックリスト12項目
公開前チェックリスト
- [ ] ① 最終的な根拠にする資料を1つに決めた
- [ ] ② 資料の更新担当者と、差し替えの手順を決めた
- [ ] ③ 回答に出典が表示される設定になっている
- [ ] ④ 同じ質問を3通りの聞き方でテストし、回答がそろった
- [ ] ⑤ 答えられない質問のときの問い合わせ先を、回答に入れた
- [ ] ⑥ 個人情報や給与データを外した（個人情報保護委員会の注意喚起に沿う）
- [ ] ⑦ 学習に使われない設定・プランかを、利用規約やヘルプで確かめた
- [ ] ⑧ 共有範囲を閲覧者の権限に限った
- [ ] ⑨ よく聞かれる質問の上位10件で、正しく答えるか確かめた
- [ ] ⑩ 月1回ログを見直し、FAQを足す日を決めた
- [ ] ⑪ 無料枠の上限に届いたときの動きと、その後の対応を決めた
- [ ] ⑫ 新しい名前（Gemini Notebook）で、社内マニュアルを直した
更新担当者の仕事は取り込み方で決まる
- Googleドライブから取り込んだ場合：元のドキュメントを直す（公式ヘルプでは数分ごとに同期）
- PDFをアップロードした場合：古いファイルを外し、現行版を登録し直す
- GPTsのKnowledgeの場合：ファイルを差し替える前提で運用する
専門家・公的情報の見解
企業の利用率は約半分
個人情報を入れる前の確認
個人情報取扱事業者が、あらかじめ本人の同意を得ることなく生成AIサービスに個人データを含むプロンプトを入力し、当該個人データが当該プロンプトに対する応答結果の出力以外の目的で取り扱われる場合、当該個人情報取扱事業者は個人情報保護法の規定に違反することとなる可能性がある。（個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」2023年6月2日）
- GPTs：ChatGPT Businessは初期設定で学習に使わない、とOpenAIのヘルプにあります。フィードバック送信などでデータ共有に同意した場合は扱いが変わるので、設定を確かめます
- Gemini Notebook・Dify：契約するプランの利用規約で、入れたデータの扱いを管理者が確かめる
- 共通：給与、人事評価、健康情報はナレッジに入れない
ここでの整理は法的な判断ではありません。個人データを扱う必要があるときは、社内の担当者や弁護士などの専門家に相談してください。
やってはいけないNG対応
- 旧版と新版を両方入れる：どちらを拾うかで答えが変わります
- 給与や人事データを入れる：閲覧者全員に見える形で答えてしまうおそれがあります
- 問い合わせ先を書かずに公開する：答えられない質問で行き止まりになります
- 無料の個人アカウントで全社に配る：退職や異動のときに、だれが持ち主か分からなくなります
- 編集権限のまま共有する：だれかが資料を消したり足したりして、答えが変わります
まとめ：今日やること3つ
よくある質問
社内FAQチャットボットは無料で作れますか？
NotebookLMとGemini Notebookは別物ですか？
GPTsで作った社内FAQは社員全員で使えますか？
個人情報をナレッジに入れてもいいですか？
出典（いずれも2026年9月28日確認）
- Dify Pricing https://dify.ai/pricing
- Dify Docs「Billing」（Sandboxは1回きりの200クレジット） https://docs.dify.ai/en/cloud/use-dify/workspace/subscription-management
- NotebookLMヘルプ「上限」 https://support.google.com/notebooklm/answer/16213268
- NotebookLMヘルプ「ドライブのソースの同期」 https://support.google.com/notebooklm/answer/16215270?hl=ja
- Google Workspace Updates（2026年7月16日） https://workspaceupdates.googleblog.com/2026/07/notebooklm-now-gemini-notebook.html
- Google Workspace 料金 https://workspace.google.co.jp/pricing?hl=ja
- OpenAI Help Center「ChatGPT Business - Overview」 https://help.openai.com/en/articles/8792828-chatgpt-business-overview
- OpenAI Help Center「Managing data, sharing, and privacy in ChatGPT Business」 https://help.openai.com/en/articles/8798634-managing-data-sharing-and-privacy-in-chatgpt-business
- 総務省 令和7年版 情報通信白書 https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r07/html/nd112220.html
- 個人情報保護委員会 https://www.ppc.go.jp/news/careful_information/230602_AI_utilize_alert/
- JMDC Tech Blog（2025年8月27日） https://techblog.jmdc.co.jp/entry/2025/08/27/110000
